Le dossier individuel

[1] Le dossier individuel est présenté ainsi par la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, dite loi Le Pors :
Article 18

Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Il ne peut être fait état dans le dossier d’un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé.
Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi.

Extrait de l’article 19

Le pouvoir disciplinaire appartient à l’autorité investie du pouvoir de nomination.
Le fonctionnaire à l’encontre duquel une procédure disciplinaire est engagée a droit à la communication de l’intégralité de son dossier individuel et de tous les documents annexes et à l’assistance de défenseurs de son choix. L’administration doit informer le fonctionnaire de son droit à communication du dossier. (...)

[2] ce dossier individuel est reconnu par l’article 37 du décret n° 88-145 du 15 février 1988 s’appliquant aux contractuels.

[3] Attention aux positions particulières :
– pour le fonctionnaire mis à disposition le dossier administratif est géré par la collectivité ou l’établissement d’origine.
– En cas de détachement, même si la collectivité d’origine ou le ministère continue à tenir le dossier individuel de l’agent, la collectivité d’accueil en constitue un autre, mais, pour respecter le principe d’unicité du dossier individuel, cette dernière transmet la partie du dossier qui lui incombe à la collectivité ou au Ministère d’origine. Lorsque le détachement est suivi d’une intégration dans la collectivité d’accueil, la collectivité ou le ministère d’origine lui transmet le dossier.

[4] Cette interdiction vise à garantir la liberté d’opinion des agents, consacrée par l’article 6 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 sur la liberté d’opinion.

[5] Sur la notion de durée raisonnable en matière de droit disciplinaire, une question parlementaire éclaire la complexité du sujet :

Question écrite n° 05004 de M. Marcel-Pierre Cléach (Sarthe - UMP) publiée dans le
JO Sénat du 28/02/2013 - page 673
M. Marcel-Pierre Cléach appelle l’attention de Mme la ministre de la réforme de l’État, de la décentralisation et de la fonction publique sur la notion de durée raisonnable pour l’application d’une sanction à un agent titulaire de la fonction publique. Lorsque l’autorité territoriale d’une commune souhaite infliger une sanction à un agent titulaire de la fonction publique territoriale et saisit à cette fin le conseil de discipline pour avis qui propose une exclusion temporaire de fonction, la question se pose de savoir le délai dont dispose l’autorité territoriale pour mettre en exécution la sanction. Le code du travail encadre le délai entre l’entretien durant lequel on signifie au salarié la sanction dont il est passible et l’application de la sanction elle-même puisque l’article L. 1332 -2 du code du travail dispose que « Lorsque l’employeur envisage de
prendre une sanction, il convoque le salarié en lui précisant l’objet de la convocation, sauf si la sanction envisagée est un avertissement ou une sanction de même nature n’ayant pas d’incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l’entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié. Lors de son audition, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise. Au cours de l’entretien, l’employeur indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié. La sanction ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables, ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien. Elle est motivée et notifiée à l’intéressé ». Par contre, le délai dont dispose l’autorité territoriale pour enclencher le processus disciplinaire en convoquant à cet entretienl’agent de la fonction publique semble plus flou. Une première réponse a été donnée par un
arrêt rendu le 13 décembre 2011 (n° 09MA03062) par la Cour administrative d’appel de
Marseille, « considérant, en deuxième lieu, que si aucun texte n’enferme dans un délai déterminé l’exercice de l’action disciplinaire, ni même ne fait obligation à l’autorité investie du pouvoir disciplinaire d’engager une telle procédure, il appartient cependant à cette autorité, sauf à méconnaître un principe général du droit disciplinaire, de respecter un délai raisonnable entre le moment où elle a connaissance des faits commis par son agent, susceptible de donner lieu à une sanction disciplinaire, et le moment où elle décide de lui infliger une telle sanction ».
En conséquence, il la remercie de lui indiquer, d’une part, si cette notion de délai raisonnable est aussi encadrée par une date finale butoir et, d’autre part, si ce délai raisonnable est applicable et peut donner lieu à une prescription, lorsque la sanction n’est pas prononcée et donc pas mise en exécution par l’autorité territoriale, plus d’un an après l’avis rendu par le conseil de discipline de première instance.

Réponse du Ministère de la réforme de l’État, de la décentralisation et de la fonction
publique publiée dans le JO Sénat du 30/05/2013 - page 1662
Dans la fonction publique territoriale, comme dans les deux autres fonctions publiques, aucun texte n’enferme dans un délai déterminé l’exercice de l’action disciplinaire, ni même ne fait obligation à l’autorité investie du pouvoir disciplinaire d’engager une telle procédure.
Néanmoins, ainsi qu’il ressort de l’arrêt de la Cour administrative d’appel de Marseille en date du 13 décembre 2011, l’autorité investie du pouvoir disciplinaire doit respecter un délai raisonnable entre le moment où elle a connaissance de faits commis par son agent, susceptibles de donner lieu à sanction disciplinaire, et le moment où elle décide de lui infliger une telle sanction. Si le caractère raisonnable du délai est donc apprécié sous le contrôle éventuel du juge administratif, la fixation d’un délai déterminé supposerait quant à elle une disposition législative. Le Gouvernement envisage l’insertion d’une telle disposition dans le projet de loi relatif à la fonction publique en cours de préparation.